“Lo que más me gusta de mi trabajo en nuestra academia de inglés en Granada es ver la evolución de los alumnos y comprobar que su esfuerzo tiene recompensa”

ENTREVISTA

CARMEN GARCÍA, directora del Departamento de Administración de IML La Zubia

“Lo que más me gusta de mi trabajo en nuestra academia de inglés en Granada es ver la evolución de los alumnos y comprobar que su esfuerzo tiene recompensa”

Carmen García es la directora del Departamento de Administración de IML La Zubia, y empezó a trabajar en la academia en octubre de 2013. Antes había sido alumna del centro, del que destaca, por encima de todo lo demás, el equipo humano que lo conforma, y el compañerismo que se respira en él.

• ¿En qué consiste el trabajo de Administración en una academia como IML La Zubia?

Sobre todo, en llevar a cabo una buena organización de todo el trabajo. Intentamos servir de apoyo y ayudar a todo el departamento de profesorado. Para ello, controlamos todo el proceso de información y atención al cliente, tanto personal como telefónicamente, así como toda la matriculación de los alumnos en nuestros grupos a principio de curso y el control de los pagos de los mismos.

También llevamos el pedido de material de oficina y del material que se va a utilizar en las clases, su preparación y posterior envío y seguimiento de que esto llega correctamente a manos del alumno.

Desde nuestro departamento también organizamos la ceremonia de entrega de los certificados de YLE (Young Learners) que llevamos a cabo todos los años. Se trata de un momento muy importante para nosotros, ya que es donde se refleja todo nuestro trabajo realizado, al ver como esos alumnos tan jóvenes consiguen su titulación de Cambridge.

Y lo más importante, nos encargamos de hacer llegar la información a las familias para la matriculación de sus hijos en los exámenes de Cambridge. Lo hacemos siguiendo unos plazos definidos, hasta el final de la matriculación, donde se les manda toda la información del examen a realizar, así como la obtención de los resultados de todos nuestros alumnos en estos exámenes.

• ¿Cuántas personas conforman este departamento?

En el departamento de Administración trabajamos cinco personas, incluyéndome a mí. Mi compañera Ana, se encarga de la contabilidad de la empresa, y Miguel, Víctor, Alicia y yo, nos encargamos de la administración  y recepción de la academia, así como de la administración de todos los colegios donde impartimos clases extraescolares de inglés. Estamos muy conectados y hay mucho trabajo en equipo.

Además, nuestra directora, Sabrina, siempre está dispuesta a echarnos una mano y a ayudarnos y apoyarnos en todo lo que necesitamos, implicándose en todas las tareas, desde recepción hasta tareas directivas, y esto nos hace sentirnos mucho más motivados.

• ¿Cuál es el secreto para que no se pierda o traspapele ningún documento cuando se maneja una cantidad tan grande de ellos?

Se requiere mucha organización por nuestra parte. Tratamos de estar muy pendientes de todo, y guardar los documentos muy bien. Intentamos utilizar cada vez menos el papel, para así ahorrar y reciclar papel, así como también para evitar extravíos y hacerlo todo de una forma informatizada y más fácil tanto para nosotros como para el cliente.

Para ello, desde hace algunos años trabajamos con nuestra herramienta FLUP, que nos permite ahorrar en contratos en formato papel y en agendas, ya que a través de esta aplicación puede ponerse en contacto directamente el profesor con las familias o alumnos.

• ¿Cómo se organiza la gestión de documentos y certificados en una empresa con tanto volumen de trabajo como IML La Zubia?

Tenemos una zona de archivo para todos los documentos y certificados, donde se guarda todo alfabéticamente. Es una tarea muy minuciosa, que requiere de mucha atención a la hora de organizarlos para que no se pierda nada.

Respecto a los certificados, es un tema muy delicado, por lo que avisamos a los alumnos mediante un email cuando los recibimos para que vengan a recogerlos personalmente junto con su DNI. Los guardamos ordenados alfabéticamente y, cuando vienen a recogerlos, nos firman un documento para tener constancia de que ha sido recogido, por quién ha sido recogido y la fecha exacta.

• ¿Qué es lo que más te gusta de tu trabajo?

El buen ambiente laboral. Hay mucha conexión entre todos, y tenemos mucho apoyo y compañerismo entre nosotros. Creo que también hay mucha implicación por parte de todos los trabajadores, ya que todos vamos a una.

Al mismo tiempo, ver la satisfacción del cliente, la evolución de los alumnos a lo largo de los años y comprobar que el esfuerzo de los alumnos se ve recompensado y obtienen sus certificados, es también una buena motivación y hace que todo el trabajo tenga sentido.

También destacaría que a principio de curso sorteamos unas becas para que los alumnos tengan un curso gratuito. Eso es algo que me encanta de esta empresa: que es muy humana, e intenta ayudar a los más necesitados y dar la misma posibilidad a todo el mundo. Cuando un padre te da las gracias por haber sido el ganador del sorteo ya que estaban en una situación que realmente lo necesitaban, tenemos una sensación de gratitud inexplicable.